Das Jobcenter Märkisch-Oderland führt seit dieser Woche die elektronische Akte (eAkte) ein. Die klassische Papier-Aktenhaltung wird damit nach und nach abgelöst.

Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend anhand der auf den Dokumenten lesbaren Kunden- bzw. Bedarfsgemeinschaftsnummer weitgehend automatisch der jeweiligen Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.

Gabriele Schoel, Geschäftsführerin des Jobcenters Märkisch-Oderland: „Um unsere Kundinnen und Kunden auch in Zukunft bestmöglich zu betreuen, ist die eAkte in Zeiten der Digitalisierung ein folgerichtiger Schritt. Schon heute können Kundinnen und Kunden viele Anträge und Mitteilungen online erledigen und die eAkte ist der Grundbaustein für weitere Online-Angebote der Zukunft. Natürlich bedeutet die Einführung der eAkte auch für uns eine große Umstellung. Deshalb haben wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umfassend geschult und vorbereitet. Die eAkte wird unter anderem dazu beitragen, dass wir unseren Kundinnen und Kunden Auskünfte präziser erteilen und Entscheidungen zügiger treffen können, weil lange Such- und Transportwege entfallen.“

Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Es sei denn, Kundinnen und Kunden teilen dem Jobcenter mit, dass sie ihre Unterlagen zurückbekommen möchten. Am besten also nur dann Originale ans Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden. Um auszuschließen, dass eingereichte Unterlagen der falschen eAkte zugeordnet werden, ist es zudem sehr wichtig, diese deutlich lesbar mit der eigenen Kunden- oder Bedarfsgemeinschaftsnummer zu beschriften.

Die durchschnittliche Akte von Kundinnen und Kunden eines Jobcenters umfasst 300 Seiten, oft auch mehr. Die elektronische Akte hilft dabei, Papierberge zu vermeiden und dadurch mittelfristig auch Lagerkapazitäten im Jobcenter zu sparen.

Hintergrund
Die elektronische Akte wird von der Bundesagentur für Arbeit (BA) schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen eingesetzt. Bis Jahresende 2015 wurde dieses Verfahren im Hinblick auf seine Praxistauglichkeit für den Bereich der Grundsicherung (SGB II / „Hartz IV“) erfolgreich erprobt. Die elektronische Akte wird bis Mitte 2018 nach und nach in allen 303 Jobcentern eingeführt, die von der BA gemeinsam mit den Kommunen betrieben werden - darunter auch das Jobcenter Märkisch-Oderland.